О документообороте и согласовании документов

Оборот электронный или бумажный?

 

Для контроля прохождения бумаги (по этапам) нужна 3-я точка между перадающим А и получающим Б. Этой точкой может служить, например, офисный курьер или секретарь.

Фактически пути документов достаточно просто организовать (если брать сотрудников отдельного офиса, не международной компании где подписание документа должно произойти в нескольких офисах).

К каждому документу прилагается "путевой лист" с именами (департаментами) тех, к кому документ направлен. После ознакомления с документом адресат должен поставить свою подпись на "путевом листе" и передать документ следующему. Дабы избежать задержек в одних руках - лучше бы добавить в лист еще дату/время передачи/получения документа.

 

бумажный документооборот вообще крайне громоздкая штука. секритариат может выполнять как раз функцию контрольного органа между А и Б.

 

все уже придумано до Вас))) и причем давно, если есть вопросы- пышите в ПС, найду инструкции)))
подскажу если нада)))велкам

 

to Аффтар

Это почти то, что я Вам направила, только в моей бумаге все более конкретно расписано.

 

или поставить эл. систему контроля и исполнения решений - обойдется 10-50 килобаксов, но если перевести в затраты на з/п всех кто участвует в таскании бумажных документов, то может окажется дешевле. Конечно еще нужно учитывать корпоративную культуру - пользуются ли в компании в целом электронными средствами обмена информацией или нет.

 

Ну кроме последней физической подписи все остальные в принципе можно заменить на ЭЦП - для внутрикорпоративных нужд. Ну а для последней обычно просто бегунок распечатывается из системы.

 

Малобюджетный способ. Разрабатывается порядок согласования договоров, определяются ответственные в подразделениях за визирование и порядок прохождения. Исполнитель договора должен сам стараться отслеживать + помощь Ответственного по договору + дополнительная регистрация документа у секретаря (от кого - кому-когда-во сколько).
На первом этапе - устранение "человеческого фактора" (работа с директором, ответственными в подразделениях и Ответственными (инициаторами) по договорам).

 

вот грамотный ответ руководителя IТ службы! так держать! только поставщика решений нуно правильно выбрать...

 

Директором Предприятия издается Приказ из 8 пунктов:

1. Неотъемлемой частью каждого Документа (договора, акта, приказа и проч.) является Лист Согласований.

2. Лист Согласований содержит указание на фамилию, должность и телефон лица, отвественного за Документ, далее - Исполнитель.

3. Лист Согласований содержит полный и исчерпыващий перечень Служб , визирующих Документ (список и порядок Служб для каждого вида Документа прилагается) .

4. По получении Документа и Листа Согласований Руководитель Службы обязан в разумный срок завизировать документ, либо дать письменные мотивированые замечания к Документу, после чего вернуть Документ и Лист Согласований Исполнителю.

5. Исполнитель, через Секретаря Директора подает на подпись Директору Документ и Лист Согласований с визами и снятыми замечаними Руководителей Служб.

6. После подписания Директором Документ скрепляется печатью и регистрируется у Секретаря Директора, там же хранится один экземпляр (либо копия) Документа и оригинал Листа Согласований.

7. За нарушение указанного порядка прохождения Документа установлена высшая мера наказания - расстрел на месте с конфискацией имуществ и заключением в концентрационный лагерь близких родственников нарушителя Приказа.

8. П.п. 1-7 не распостраняются на Директора Предприятия, подписывающего нужные ему Документы только в обход установленного настоящим Приказом порядка.


Дата, подпись.