О документообороте и согласовании документов

[glenlivet]

Вкратце, сотрудник компании рождает документ на бумаге (договор, акт и т.д.), документ должен пройти согласование в соответствующих подразделениях (финансы, юристы и т.д.), попасть на подпись руководству и вернуться автору документа.

Какие идеи – как лучше всего организовать процесс прохождения документа по цепочке подразделений?

При этом желательно иметь механизм контроля, который бы давал автору документа возможность узнать, где именно находится документ в данный момент времени…

Как это сделано у вас? :wave:

[Traffic]

Оборот электронный или бумажный?

[glenlivet]

Оборот электронный или бумажный?
бумажный.

[Traffic]

Для контроля прохождения бумаги (по этапам) нужна 3-я точка между перадающим А и получающим Б. Этой точкой может служить, например, офисный курьер или секретарь.

Фактически пути документов достаточно просто организовать (если брать сотрудников отдельного офиса, не международной компании где подписание документа должно произойти в нескольких офисах).

К каждому документу прилагается "путевой лист" с именами (департаментами) тех, к кому документ направлен. После ознакомления с документом адресат должен поставить свою подпись на "путевом листе" и передать документ следующему. Дабы избежать задержек в одних руках - лучше бы добавить в лист еще дату/время передачи/получения документа.

[glenlivet]

у меня есть сомнения, что народ будет самостоятельно передавать документ следующему по доброй воле, да и следующий департамент может находиться в другом здании/городе. соответственно, есть мысль передавать все документы через секретариат. при этом секретариат должен вести журнал - внутрений номер документа / кто составил / у кого находится в данный момент.

но не громоздко ли получается - может быть можно проще? :shock:

[Traffic]

бумажный документооборот вообще крайне громоздкая штука. секритариат может выполнять как раз функцию контрольного органа между А и Б.

[NYN]

все уже придумано до Вас))) и причем давно, если есть вопросы- пышите в ПС, найду инструкции)))
подскажу если нада)))велкам

[ish]

Вкратце, сотрудник компании рождает документ на бумаге (договор, акт и т.д.), документ должен пройти согласование в соответствующих подразделениях (финансы, юристы и т.д.), попасть на подпись руководству и вернуться автору документа.

Какие идеи – как лучше всего организовать процесс прохождения документа по цепочке подразделений?

При этом желательно иметь механизм контроля, который бы давал автору документа возможность узнать, где именно находится документ в данный момент времени…

Как это сделано у вас? :wave:


сейчас сделал так ..

есть два штампа ( зарегистрированно ) и набор подписей.
есть ответственный по договору ( кому то он же нужен ? )

соответственно проблема перемещения договора и сбора нужных подписей и сдача его потом на хранение - это проблема ответственного сотрудника по договору

i

[NYN]

сейчас сделал так ..

есть два штампа ( зарегистрированно ) и набор подписей.
есть ответственный по договору ( кому то он же нужен ? )

соответственно проблема перемещения договора и сбора нужных подписей и сдача его потом на хранение - это проблема ответственного сотрудника по договору

i

to Аффтар :wave:

Это почти то, что я Вам направила, только в моей бумаге все более конкретно расписано.

[Alex645]

или поставить эл. систему контроля и исполнения решений - обойдется 10-50 килобаксов, но если перевести в затраты на з/п всех кто участвует в таскании бумажных документов, то может окажется дешевле. Конечно еще нужно учитывать корпоративную культуру - пользуются ли в компании в целом электронными средствами обмена информацией или нет.

[ish]

или поставить эл. систему контроля и исполнения решений - обойдется 10-50 килобаксов, но если перевести в затраты на з/п всех кто участвует в таскании бумажных документов, то может окажется дешевле. Конечно еще нужно учитывать корпоративную культуру - пользуются ли в компании в целом электронными средствами обмена информацией или нет.

электронная система документооборота не отменяет необходимости ставить хоть сколько то оригинальных подписей. так что проблема все равно остается.

на самом деле то, что делаю сейчас, состоит из двух этапов.
простой электронный вариант прохождения стандартных договоров
и сложный вариант бумагооборота .. чтобы стимулировать на использование стандартных :)

[glenlivet]

сейчас сделал так ..
соответственно проблема перемещения договора и сбора нужных подписей и сдача его потом на хранение - это проблема ответственного сотрудника по договору
как раз мысль заключается в том, чтобы уйти от этой ситуации, поскольку при наличии нескольких офисов процесс согласования документов исполнителем превращается в бессмысленную беготню сотрудников между офисами - исключительно с целью переложить бумагу с одного стола на другой.

я полагаю, что должна быть единая точка входа документа - к примеру, секретариат - далее документ должен пройти по всем необходимым отделам, собрать визы, соответствующие типу докумена и вернуться исполнителю в подписанном виде.

при этом хочется, чтобы у исполнителя была возможность узнать, где в настоящий момент времени находится его документ.

[ish]

как раз мысль заключается в том, чтобы уйти от этой ситуации, поскольку при наличии нескольких офисов процесс согласования документов исполнителем превращается в бессмысленную беготню сотрудников между офисами - исключительно с целью переложить бумагу с одного стола на другой.

я полагаю, что должна быть единая точка входа документа - к примеру, секретариат - далее документ должен пройти по всем необходимым отделам, собрать визы, соответствующие типу докумена и вернуться исполнителю в подписанном виде.

при этом хочется, чтобы у исполнителя была возможность узнать, где в настоящий момент времени находится его документ.

тогда вопрос в том, как много точек, в которых ставятся живые подписи.
а то может и правда, простая система электронного документооборота будет решением..

[Alex645]

электронная система документооборота не отменяет необходимости ставить хоть сколько то оригинальных подписей. так что проблема все равно остается.

на самом деле то, что делаю сейчас, состоит из двух этапов.
простой электронный вариант прохождения стандартных договоров
и сложный вариант бумагооборота .. чтобы стимулировать на использование стандартных :)Ну кроме последней физической подписи все остальные в принципе можно заменить на ЭЦП - для внутрикорпоративных нужд. Ну а для последней обычно просто бегунок распечатывается из системы.

[glenlivet]

тогда вопрос в том, как много точек, в которых ставятся живые подписи.
а то может и правда, простая система электронного документооборота будет решением..
точек - около 4-5, кроме того состав виз меняется в зависимости от типа документа. если возлагать все на исполнителя - при неудачном раскладе сотруднику прийдется раз 5-6 сбегать между офисами и не факт, что все нужные визы будут собраны.

эл.документооброт - это отдельный Проект, на данный момент есть желание снять проблему согласования именно бумажных документов, причем желательно малой кровью... :)

[Mitrich]

Малобюджетный способ. Разрабатывается порядок согласования договоров, определяются ответственные в подразделениях за визирование и порядок прохождения. Исполнитель договора должен сам стараться отслеживать + помощь Ответственного по договору + дополнительная регистрация документа у секретаря (от кого - кому-когда-во сколько).
На первом этапе - устранение "человеческого фактора" (работа с директором, ответственными в подразделениях и Ответственными (инициаторами) по договорам).

[bud]

или поставить эл. систему контроля и исполнения решений - обойдется 10-50 килобаксов, но если перевести в затраты на з/п всех кто участвует в таскании бумажных документов, то может окажется дешевле. Конечно еще нужно учитывать корпоративную культуру - пользуются ли в компании в целом электронными средствами обмена информацией или нет.

вот грамотный ответ руководителя IТ службы! так держать! только поставщика решений нуно правильно выбрать... :D

[glenlivet]

электрический документооборот это отличная вещь, но тем не менее какое-то количество бумажных документов, в силу самых разных причин, всегда будет.

о них собственно и был вопрос. :)

[SergeyS]

Директором Предприятия издается Приказ из 8 пунктов:

1. Неотъемлемой частью каждого Документа (договора, акта, приказа и проч.) является Лист Согласований.

2. Лист Согласований содержит указание на фамилию, должность и телефон лица, отвественного за Документ, далее - Исполнитель.

3. Лист Согласований содержит полный и исчерпыващий перечень Служб , визирующих Документ (список и порядок Служб для каждого вида Документа прилагается) .

4. По получении Документа и Листа Согласований Руководитель Службы обязан в разумный срок завизировать документ, либо дать письменные мотивированые замечания к Документу, после чего вернуть Документ и Лист Согласований Исполнителю.

5. Исполнитель, через Секретаря Директора подает на подпись Директору Документ и Лист Согласований с визами и снятыми замечаними Руководителей Служб.

6. После подписания Директором Документ скрепляется печатью и регистрируется у Секретаря Директора, там же хранится один экземпляр (либо копия) Документа и оригинал Листа Согласований.

7. За нарушение указанного порядка прохождения Документа установлена высшая мера наказания - расстрел на месте с конфискацией имуществ и заключением в концентрационный лагерь близких родственников нарушителя Приказа.

8. П.п. 1-7 не распостраняются на Директора Предприятия, подписывающего нужные ему Документы только в обход установленного настоящим Приказом порядка.


Дата, подпись.